僕のタスク管理ツールの移り変わりです。最近やっとしっくり来る管理の仕方に出会えたのでメモを。

Check*Padを使う
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各タスクの期限がハッキリ分かるようにしたい。
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期限を設定できるRememberTheMilkを使う
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タスクとタスクの繋がりを把握する機能が欲しい
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ガント管理機能があるTRACを利用

こんな感じで色々と移り変わっていった。

正確には、Check*Padを使うようになった時には会社でTRACを使ってたりしたんだけど、その時はガント機能とか分かんなくて「タスクを管理するだけならCheck*Padで良いじゃん」と思って特に使ってなかった。

ついでにもう一つ。タスク管理にツールを使う場合には、それとは別にスケジュールを管理する事も必要になってくる。

タスク管理ってのは文字通り、自分の(だけとは限らないが)タスクを管理するツールであってスケジュールを管理する用途には決して向いてない。何故って、例えば「28日までに原稿を書かなければ」というのはタスクだが、「30日から掲載だ」というのは自分が何か行動を映す事ではないから通常タスクとは呼ばないから。

そういった理由で僕はタスク管理ツールとは別にカレンダーも使っている。ただしカレンダーにはタスクは絶対に書かない。

• タスク管理→自分がやるべき事
• カレンダー→プロジェクトの流れ

こうやって2つのツールのみに管理を集約して効率を上げようと日々精進している。 最近の仕事の流れとしては

メール(or口頭or電話)にて仕事が舞い降りる
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カレンダーに予定を記入
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必要な作業単位に分割
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タスク管理ツールに記入

こんな流れが最近はしっくりきているので、ちょっとテンパった日とかでも記入さえすれば何とかしのげていたりする。

とか何とか色々言ってはみたものの・・・、

さてさて、そういった「何かを管理する為の道具」を選ぶ時によく思う事だが、しっくり来たりこなかったりってのは性格とツールが合うか合わないかってのが重要だとは思うんだけど、そんな事よりも重要な事は、「きちんとそのツールを洩れなく使い続ける」という事だと思うんだよね。

何だかんだで忙しい事とかはよくあるし、急な作業とかで新しく降ってきた仕事をその日の内にツールに反映させられなかったりするとそれだけでどこからどこまでが信用できる情報なのかが分からなくなってしまうのだから。

だから、実際は「何があってもタスク管理とスケジュール管理だけは即座にやる!」という意志が必要であって、でもそんな強い意志を持っているのであれば別に髪と鉛筆だけでもきちんと管理できるのだろうな、というお話。